I denne artikel kan du læse om de værktøjer, som Waitly har udviklet, der kan hjælpe dig som administrator med at administrere de enkelte opskrivninger på dine lister.
I artiklen kommer vi ind på, hvordan du:
- Sletter en opskreven
- Gendanner en slettet opskrivning
- Ændrer navn, adresse, fødselsdagsdato eller relationsoplysninger
- Bruger loggen
- Ændre placering/anciennitet for en opskreven
- Overdragning en opskrivning til en anden opskreven
- Flytter en opskrivning til en anden liste
- Ser betalingshistorik for en opskreven
For at komme ind på en opskrivning skal du trykke på "lister" og derefter trykke på den liste som den opskrevne står på. Herefter trykker du på "Vis alle tilmeldinger" nederst.
Nu kan du finde den opskrevne på listen.
Tip!
Du kan bruge søgefeltet til finde den opskrevne hurtigere.
Derefter skal du trykke på "profil". Du er nu inde på opskrivningen,
hvor alle ændringer fra de tidligere listede punkter kan foretages.
1. Slet en opskreven
Du sletter en opskreven ved at trykke på det lille tandhjul oppe i højre hjørne og derefter vælge slet tilmelding.
Du har nu mulighed for at vælge, om den opskrevne skal slettes nu eller på et senere tidspunkt. Derudover har du mulighed for at skrive en besked til den opskrevne med f.eks. årsagen til sletningen. Hvis ikke du vil sende en mail til den opskrevne skal du blot trykke på "Jeg vil ikke sende en e-mail til personen".
Til slut skal du trykke på "Gem ændringer". Statussen vil være ændret til "slettet", hvis du har valgt at slette opskrivningen nu.
2. Sådan gendanner du en slettet opskrivning
Hvis opskrivningen, du er inde på, har status som "slettet", kan du længere nede på siden i boksen "Admin funktioner" gendanne opskrivningen på knappen "Gendan opskrivning" og derefter på "OK". Herefter vil opskrivningen ændre status til aktiv.
3. Ændr navn, adresse, fødselsdagsdato eller relationsoplysninger
For at ændre hvilken som helst af ovenstående, skal du blot finde den oplysning, du ønsker at ændre og trykke på den lille blyant ud for oplysningen. Nedenfor vises et eksempel med fødselsdagsdato.
Når du har trykket på blyanten vil et vindue åbne sig, hvor du kan ændre værdien. Slutvist skal du vlge "Opdater ->" for at gennemføre ændringen.
4. Sådan bruges loggen
Loggen finde i højre side og ser således ud.
I loggen gemmes alle de ændringer der foretages på opskrivningen. Dette gøres helt automatisk men du har også mulighed for at tilføje en note i loggen. For eksempel årsagen til at du har foretaget en ændring. Hvis du ønsker at skrive en note skal du trykke på den lille orange lap papir.
Du har nu mulighed for at skrive en note. Det kunne f.eks. være "slettet fra den interne liste da den opskrevne er fraflyttet". Derefter trykker du blot på "Tilføj note" og noten vil efterfølgende være synlig i loggen.
For et større og bedre overblik over loggen kan du trykke på de fire pile.
Nu vises det fulde vindue af loggen.
Loggen er smart, fordi alle administratorer, der har adgang til listen og Waitlys personale kan se og tilføje noter. På den måde kan der foretages ændringer og oprettes noter, som andre med administratoradgang til listen også kan se.
5. Ændre placering/anciennitet for en opskreven
For at ændre placering/anciennitet for en opskreven skal du finde vinduet, der hedder "Bestyrelsens funktioner" til højre på opskrivningssiden.
Tip!
Du kan bruge knappen "Send besked" for at sende en mail til den opskrevne direkte fra opskrivningssiden.
Hvis den opskrevnes placering skal ændres til f.eks. placering 18, kan dette gøres ved at kigge på tilmeldingsdatoen for nummer 17 og 18 på listen og derefter ændre tilmeldingsdatoen til en dato, der ligger imellem de to.
Tilmeldingsdatoen ændres ved at vælge en ny dato og eventuelt klokkenslet og derefter vælge "Ændre".
Øverst på opskrivningssiden finder du "Tilmeldingsdato", og denne vil nu have ændret dig til den valgte dato:
6. Overdrag en opskrivning til en anden opskreven
For at overdrage en opskrivning til en anden opskrivning f.eks. i tilfælde af at en barn er fyldt 18 og nu skal have sin egen profil, kan dette gøres i "Bestyrelsens funktioner" vinduet.
Tryk blot på "Overdrag" og indtast navn og email på den opskrevne i vinduet der åbner sig. Det er mailen der definere hvilken bruger en opskrivning ligger under, og det er derfor vigtigt, at du her er opmærksom på at skrive den korrekte mailadresse.
Derefter trykker du på "Overdrag" og en bekræftelse på, at overdragelsen er påbegyndt, vil vises.
Der vil nu være sendt en mail til den person som opskrivningen skal overdrages til. Denne mail indeholder et link som personen skal bruge til at færdiggøre overdragelsen. Nedenfor ses et eksempel på mailen.
Når den opskrevne har bekræftet overdragelsen på linket, vil opskrivningen ligge aktiv inde på vedkommendes profil, og den tidligere opskrivning vil stå som "slettet".
7. Flyt en opskrivning til en anden liste
For at flytte en opskrivning til en anden liste skal du nederst i "Bestyrelsens funktioner" boksen vælge, hvilken liste opskrivningen skal flyttes til.
Husk at sæt flueben i "Behold anciennitet" såfremt ancienniteten skal med når opskrivning flyttes til en anden liste.
Derefter skal du blot trykke på flyt.
Den pågældende opskrivning vil nu stå som slettet. Den opskrevne vil modtage en mail, hvori der er et link til at bekræfte flytningen af opskrivningen. Når den opskrevne har bekræftet via liket, vil du kunne finde opskrivningen under "Vis alle tilmeldinger" på listen, som opskrivingen er blevet flyttet til.
8. Se betalingshistorik for en opskreven
For at se betalingshistorikken for en opskreven skal du blot gå ned til bunden af opskrivningssiden. Her kan du se de betalinger, som den opskrevne har betalt til listen.
Tip!
Ovenover "Betalinger" kan du se, hvornår næste betaling falder for den opskrevne under "Fremtidige betalinger".